BKS: Pán predseda predstavenstva, aké dôvody viedli vedenie spoločnosti k rozhodnutiu zaviesť procesné riadenie vo vašej skupine?

J.Mervart/Chemosvit: Korene firemnej kultúry Chemosvitu vychádzajú z prostredia formovaným Tomášom Baťom, ktorý tu v roku 1934 založil výrobu viskózy a tým aj samotné mesto Svit. Aj preto je pilierom našej stratégie premisa, že sme firma riadená zákazníkom. Procesné riadenie je jedným zo spôsobov zavádzania tejto premisy do praxe.

Čo je pre zákazníka vo vzťahu k obchodnému partnerovi prvoradé? Sú to štyri základné atribúty: cena, kvalita,  čas dodávky a inovácie. Práve ony sú z vnútropodnikového hľadiska najviac ovplyvnené efektívnosťou existujúcich podnikových procesov.

Identifikácia, meranie a hodnotenie procesov, prijímanie  nápravných a preventívnych opatrení je jednou z požiadaviek systému riadenia kvality podľa normy ISO 9001.

Chemosvit chce byť firmou so zákazníckou orientáciou a tomu podriaďuje aj rozvoj podnikových procesov. Preto našlo procesné riadenie vo firme pod Tatrami zelenú.

BKS: V čom spočíva výhoda zavedenia procesného riadenia?

J.Mervart: Ak sú procesy vo firme nastavené optimálne, zákazník dostáva záruku, že zaplatí len za to, čo bolo naozaj potrebné, bez zbytočných vedľajších výdavkov vzniknutých neefektívnym spracovaním jeho požiadaviek.
Organizačné zabezpečenie takýchto procesov podporuje zlepšenie komunikácie, sprehľadnenie informačných tokov a posilňuje delegovanie zodpovednosti a právomoci, čo má priamy vplyv na zvýšenie rýchlosti spracovania objednávky zákazníka, ale aj zlepšenie pružnosti pri riešení mimoriadnych situácií a špecifických požiadaviek klienta, napr. pri vývoji nového produktu.

BKS: Aké boli prínosy zavedenia procesného riadenia v Chemosvite?

J.Mervart: Za hlavné prínosy považujem

• nájdenie možností zvýšenia výkonnosti spoločnosti
• zlepšenie uspokojovania potrieb zákazníka, pri súčasnom zabezpečení plnenia strategických cieľov spoločnosti
• delegovanie zodpovedností a právomocí na nižšie úrovne riadenia, umožnenie meniť veci vo firme, zlepšenie motivácie a uspokojenia z práce
• zlepšenie komunikácie vo firme a sprehľadnenie informačných tokov.

BKS: Mohli by sme si bližšie priblížiť jednotlivé oblasti, ktoré ste spomínali?

J.Mervart: Uvediem príklad projektu modelovania a optimalizácie procesu vývoja nového sortimentu, ktorý sme realizovali v spolupráci aj s vašou spoločnosťou. Primárnym cieľom projektu bolo naplniť očakávania nášho najvýznamnejšieho zákazníka na skrátenie času vývoja nového produktu.

Úlohu sme riešili prvotným namodelovaním aktuálneho stavu v nástroji ARIS: aké procesy sa vykonávajú, kto ich vykonáva, koľko trvajú jednotlivé činnosti. Následne sme vierohodnosť modelu otestovali na 3 ročných dátach pomocou simulácie. Takto odladení model súčasného stavu sme využili na získanie cenných informácií o procese, napr. že proces 56 krát spolupracoval s podpornými procesmi, čo malo za následok, že skoro 90% času tvorilo čakanie na spracovanie, podobne bolo neefektívne aj vyhodnocovanie skúšok a ekonomickej efektívnosti, kde zber údajov tvoril až 98% celkového času potrebného na  spracovanie správy a oponentúr.

V ďalšom kroku sme sa rozhodli radikálne zmeniť proces vývoja: pre odstránenie prestojov spôsobeným množstvom organizačných prerušení sme navrhli riešiť vývoj nových produktov v gescií projektového tímu, ktorý obsahuje zástupcov všetkých rozhodujúcich útvarov (obchod, technický úsek, nákup, výroba, ekonomika),  presunuli sme objednávanie vzoriek materiálov s dlhou dodacou lehotou na začiatok projektu, nakoľko ekonomické straty s prípadnej dodatočnej zmeny boli zanedbateľné, nahradili sme oddelené riadenie garančných skúšok využitím výrobných príkazov spracovaných softvérom v špeciálnom režime, prizvaním zástupcu zákazníka do projektu sme redukovali počet aplikačných skúšok u zákazníka a zaviedli sme priebežné sledovanie ekonomickej efektívnosti počas celého projektu. Tieto a ďalšie zmeny viedli k skráteniu celkového priemerného času potrebné na vývoj nového produktu zhruba o polovicu, t.j. na 5,5 mesiacov.

S odstupom času cítiť, že realizovaná optimalizácia procesu inovácie sortimentu zlepšila povesť Chemosvitu u zákazníkov ako schopného inovátora, ktorý  prichádza na trh s novými produktmi. Podporuje to aj zvýšenie pomeru interných námetov k externým zhruba o štvrtinu a zmena filozofie cenotvorby z náklady + primeraný zisk = cena na zisk = cena určená trhom – naše náklady.

BKS: Ako hodnotíte spoluprácu s našou firmou pri už spomínanom projekte optimalizácie procesu inovácie sortimentu?

J.Mervart: Spomínaný projekt bol pilotným pri zavádzaní procesného riadenia. Spolupráca nám pomohla naštartovať viaceré významné zmeny:

• Externá poradenská firma nám umožnila rýchlo si osvojiť znalosti potrebné na ovládanie softvérového nástoja ARIS, ktorý sa neskôr stal platformou na popis procesov v celej spoločnosti
• Získané skúsenosti s optimalizáciou procesu pomocou analýzy súčasných procesov, simulácie a návrhu cieľových procesov využívame úspešné naďalej, podobne ako použité opatrenia, napr. projektové riadenie na posilnenie procesného prístupu.
• Získané kontakty sme neskôr využili aj pri ďalšej spolupráci, napr. vytvorení nástroja na publikovanie procesov na podnikovom intranete, automatické generovanie procesných smerníc a pracovných náplní ale aj pri optimalizácií procesov v našej dcérskej spoločnosti.

Ďakujem za rozhovor a príjemné spomienky z našej spolupráce.

Rozhovor pripravil B. Sedlák, BKS Úspech, s.r.o.