Zavedenie systému manažérstva kvality podľa normy ISO 9001 v spoločnosti Makyta Púchov

Ešte aj dnes mnoho manažérov rieši otázku zavedenia systému manažérstva kvality vo svojich organizáciách. Z tohto dôvodu sme sa rozhodli s vami podeliť o názory s manažérom, ktorý podobné otázky riešil pred časom a v spätnom pohľade vie posúdiť reálne prínosy zavedenia systému riadenia kvality podľa normy ISO 9001 v organizácií ktorú riadi. Ide o človeka ktorého odbornej verejnosti nie je potrebné zoširoka predstavovať: Ing. Ivan Dlugoš PhD.  predseda dozornej rady a personálny riaditeľ spoločnosti Makyta, a.s. významného výrobcu textilnej a odevnej konfekcie v SR.

BKS: Pán riaditeľ, aké dôvody viedli vedenie spoločnosti k rozhodnutiu zaviesť SMK?

I.Dlugoš/Makyta: V 90. rokoch minulého storočia bola certifikácia známkou určitej vyspelosti a dôveryhodnosti firmy a to hlavne voči zahraničným partnerom. Postupne sa však certifikát podľa normy ISO 9001 stal významnou konkurenčnou výhodou a certifikovaná firma mala „navrch“ vo výberových konaniach a to aj vo vzťahu k štátnym zákazkám.

Naše vtedajšie rozhodnutie certifikovať firmu sa nám osvedčilo. V súčasnej dobe sa stal systém manažérstva kvality v EÚ úplnou nevyhnutnosťou v jej konkurenčnom prostredí a pohľad na firmy certifikované sa zásadne zmenil. Tak, ako bola kedysi certifikovaná firma považovaná za lepšiu, dnes je považovaná za bežnú a naopak firma bez certifikátu vzbudzuje pochybnosti. Už len predstava o tom, že by sme dnes nepostupovali v súlade so štandardami certifikácie ISO 9001, nie je na mieste.

BKS: V čom spočíva výhoda zavedenia systému manažérstva kvality?

I.Dlugoš/Makyta: Okrem už spomenutej vstupenky do hry, ktorú certifikát systému manažérstva kvality v súčasnosti predstavuje – jednoducho povedané  – je o zavedení poriadku v spoločnosti. Získanie certifikátu kvality si vyžaduje:

  • presné a jasné určenie zodpovednosti a právomoci pracovníkov na jednotlivých pozíciách a v jednotlivých organizačných útvaroch
  • dokumentovanie používaných procesov, pracovných a technologických postupov
  • realizáciu produktu tak, aby sa  v čo najväčšej miere uspokojili požiadavky zákazníka a zainteresovaných strán a minimalizovali sa náklady na reklamácie, nezhody a zmätky
  • zvyšovanie úrovne komunikácie v internom prostredí spoločnosti a v styku so zákazníkmi a dodávateľmi
  • elimináciu vznikajúcich chýb a nedostatkov a ich okamžité odstránenie, prevenciu pred chybami
  • realizáciu kontrolných mechanizmov a operatívne riešenie prípadných zistených rozdielov oproti stanoveným štandardom.

BKS: Aké boli prínosy zavedenia SMK?

I.Dlugoš/Makyta: Za hlavné prínosy projektu považujem:

  • transparentnosť cieľov so zabezpečením ich komunikácie so všetkými pracovníkmi
  • zavedenie poriadku v procesoch a zodpovednostiach
  • zavedenie systému riadenia dokumentácie
  • zavedenie poriadku na pracoviskách a systému jeho udržiavania
  • zmenu zaužívaných prístupov vo výkonnej a riadiacej činnosti každého pracovníka, v zmysle napĺňania poslania a vízie spoločnosti.

BKS: Mohli by sme si bližšie priblížiť jednotlivé oblasti, ktoré ste spomínali?

I.Dlugoš/Makyta: Áno, iste.

•    Začnem poriadkom v cieľoch: Jedným z prvých krokov v rámci prípravy firmy na certifikáciu, bola analýza stanovených cieľov spoločnosti. Výsledkom bolo zistenie, že ciele definované sú, ale len pre úseky výroby a obchodu.

Našim cieľom bolo definovanie cieľov pre všetky organizačné zložky spoločnosti a následné definovanie výkonových parametrov procesov. Ciele a výkonové parametre procesov boli nastavené a spracované tak, aby každému pracovníkovi spoločnosti bolo jasné  na plnení akých cieľov sa podieľa a ako jeho výsledky práce ovplyvňujú plnenie, resp. neplnenie parametrov výkonnosti procesov.  Súčasne bolo zabezpečené publikovanie cieľov, parametrov výkonnosti procesov a výsledkov ich hodnotenia na nástenkách jednotlivých organizačných útvarov. Za hodnotenie v určených  termínoch boli definovaní príslušní zodpovední vedúci organizačných jednotiek a za sumarizáciu výsledkov manažér kvality. Takto sme zabezpečili, že všetci pracovníci vedia nie len plnenie akých cieľov zabezpečujú, ale aj aké sú priebežné dosahované výsledky pri ich plnení, čo vnáša do pracovných tímov súťaživosť.

•    Druhým prínosom bolo zavedenie poriadku v procesoch a zodpovednostiach. Kľúčovou zásadou noriem ISO rady 9000:2000 je procesný prístup, ktorý sa prejavuje v tom, že celý SMK chápeme ako systém vzájomne nadväzujúcich procesov, pričom výstup každého procesu musí byť vstupom aspoň  jedného ďalšieho procesu. Zmyslom je zbaviť sa tzv. “procesov bez zákazníka” a tým zvyšovať efektivitu chodu spoločnosti.

Popisy pracovných činností  a zodpovedností pre jednotlivé pracovné pozície boli spracované, ale bez prepojenia s procesmi a činnosťami v nich vykonávaných.

Našim cieľom v rámci prípravy na certifikáciu bolo identifikovať všetky procesy realizované v spoločnosti, priradiť k jednotlivých procesom a podprocesom ich majiteľov a garantov a v SW nástroji ARIS namodelovať v grafickej podobe všetky procesy až na úroveň činností v nich vykonávaných, s priradením zodpovedného pracovníka z aktuálnej organizačnej schémy a zobrazením povinnej a používanej dokumentácie pri výkone činností.

Takto sme získali komplexný grafický prehľad o procesoch a podprocesoch, ktoré sú v spoločnosti realizované. HTML stránka procesného modelu je umiestnená na serveri spoločnosti a majú k nej prístup všetci pracovníci tak, ako aj k jednotlivým aktuálnym dokumentom spoločnosti, vnútroorganizačným riadiacim aktom a všetkým potrebným tlačivám v rámci konkrétne vykonávanej činnosti. Nezanedbateľnou výhodou intranetového napojenia sa na stránku „ISO“ je, že okrem iného obsahuje aktuálne – mesačné údaje o:

  • všetkých organizačných zmenách
  • aktualizovaných vnútroorganizačných riadiacich predpisoch,
  • aktuálnych všeobecne záväzných právnych predpisoch vydaných v danom mesiaci, k čomu v spoločnosti vydávame tzv. „Spravodajca“.

•    Ďalším významným prínosom bolo zavedenie poriadku v dokumentácii. Popisom procesov a zodpovedností sme získali prehľad o tom akú dokumentáciu má kto kde používať. Previerka na pracoviskách nám ukázala, že dokumentácia používaná na pracoviskách nie je vždy dostupná, prípadne sa používajú neaktuálne smernice, predpisy a formuláre.

Z pohľadu dosiahnutia lepšieho poriadku v dokumentácii našim cieľom bolo zavedenie tzv. systému riadenia dokumentácie a záznamov v spoločnosti. Vykonali sme revíziu používanej a platnej dokumentácie v spoločnosti (vydané interné predpisy, smernice, formuláre, technologické postupy a pod.). Jedným z prvých krokov bolo zavedenie jednotného systému označovania internej dokumentácie a formulárov. Zavedený systém označovania je nastavený tak, aby už z označenia dokumentu boli zrejmé skutočnosti ako sú, ktorá organizačná jednotka je za vydanie dokumentu zodpovedná a dátum vydania dokumentu.  Ďalším krokom bolo zaevidovanie povinnej dokumentácie k jednotlivým procesom a činnostiam z procesnej mapy spoločnosti. Takto sme získali komplexný prehľad aktuálnej a platnej internej dokumentácie spoločnosti. Následným krokom, ktorý zabezpečovali príslušní zodpovední pracovníci bola komplexná výmena dokumentácie na jednotlivých pracoviskách a oboznámenie pracovníkov s novým systémom riadenia dokumentácie.  Za kontrolu dodržiavania pravidiel riadenia dokumentácie a vedenie príslušných záznamov bol menovaný zmocnenec pre kvalitu.

Výsledkom zavedenia poriadku v dokumentácii je, že boli zo systému odstránené duplicitné, resp. neplatné dokumenty, na pracoviskách sa používajú len platné a schválené dokumenty a formuláre a k aktuálnej internej dokumentácii a formulárom spoločnosti je zabezpečený prístup z procesnej mapy spoločnosti, resp. z určenej adresy na serveri spoločnosti.

•    Posledným a pre väčšinu asi najzreteľnejším prínosom bolo zavedenie poriadku na pracoviskách. Napriek tomu, že poriadok v externých priestoroch areálu, v administratívnej budove a skladoch sme mali na vysokej úrovni. V dodržiavaní poriadku  na niektorých pracoviskách výroby a v príručných skladoch boli rezervy. Preto sa v rámci prípravy firmy na certifikáciu zabezpečilo vypratanie nepotrebného a nepoužívaného materiálu, krabíc, kartónov a strihov  z pracovísk, vyhradenie a označenie miest kde sú ukladané výrobky, ktoré neprešli výstupnou kontrolou kvality, odpad, nebezpečné materiály, nekvalitný materiál a pod., vyhradenie a označenie regálov so zbytkami látok a materiálu, poriadok v regáloch umiestnených na pracoviskách, poriadok a označovanie políc a regálov v príručných skladoch.

Následne boli príslušní pracovníci oboznámení s novým usporiadaním a označovaním vyhradených miest a regálov v jednotlivých výrobných dielňach a poučení o prijatých opatreniach pre udržanie poriadku. Hmatateľným prínosom v tomto smere sú pozitívne výsledky externých kontrol a to nie len v dokumentačnej časti, avšak taktiež v priestorovom usporiadaní a v systéme práce jednotlivých zamestnancov spoločnosti.

BKS: Ako hodnotíte spoluprácu s našou firmou pri príprave Makyty na certifikáciu?

I.Dlugoš/Makyta:  Spoluprácu hodnotím pozitívne z viacerých dôvodov:
•    Makyta, a.s. splnila všetky požiadavky normy a úspešne prešla auditom.
•    Príprava prebehla v zmysle schváleného plánu.
•    Systém, ktorý sme spolu vytvorili sa osvedčil a nebolo ho potrebné výrazne meniť.
•    Znížili sa náklady na nekvalitu. Znížili sa priestorové nároky na pracoviskách.

Pán riaditeľ ďakujeme za rozhovor a želáme veľa úspechov!

Rozhovor pripravila Ing. Alena Kiššová, BKS Úspech, s.r.o.

Prípava na ISO 9001 – Makyta