Prípadová štúdia z projektu dokumentácie a štandardizácie vybraných procesov Centier pedagogicko-psychologického poradenstva a prevencie (ďalej len „CPPPaP“) a Centier špeciálno-pedagogického poradenstva (ďalej len „CŠPP“)

Anotácia
Cieľom príspevku je ukázať možnosti štandardizácie v sieti nezávislých poradní. Predmetom projektu bolo zjednotiť (1) organizačné zabezpečenie poradne, definovať pracovné pozície s popisom prác na úroveň činností, (2) postupy odborných a metodicko-organizačných procesov, (3) názvoslovie a štruktúru riadiacej dokumentácie a (4) navrhnúť digitalizáciu a informačnú podporu využívajúcu centralizovaný prístup.

Organizácia a výstupy projektu

Projekt pozostával z dvoch oblastí:

1. Analýzy súčasného stavu, ktorej cieľom bolo zdokumentovať súčasný stav riadenia procesov CPPPaP a CŠPP a identifikovať odlišnosti pri ich realizácií v závislosti od veľkosti centier.

Výstupom boli dva samostatné štvorúrovňové procesné modely vytvorené v SW nástroji ARIS a publikované vo formáte html. Jeden analyzujúci súčasné procesy CPPPaP a druhý CŠPP. Procesné modely zachytávajú funkčné miesta, mapu procesov a popis kľúčových procesov na úroveň činností. K činnostiam sú priradené funkčné miesta a informačné nosiče.
Celkovo bolo identifikovaných pri dokumentácii procesov CPPPaP: 16 funkčných miest a rolí, 11 skupín procesov, 18 kľúčových procesov a 133 činností. V procesoch bolo použitých 48 nosičov informácií.
Pri popise CŠPP: 20 funkčných miest a rolí, 10 skupín procesov (bez prevencie), 11 kľúčových procesov a 86 činností. V procesoch bolo použitých 46 nosičov informácií.

2. Návrhu cieľových procesov, ktorého cieľom bola štandardizácia vybraných procesov CPPPaP a CŠPP a s tým súvisiaca konsolidácia informačných nosičov.

Výstupom je spoločný procesný model pre CPPPaP a CŠPP v SW nástroji ARIS a vygenerovaný procesný portál vo formáte html. Navrhovaný procesný model pozostáva z 23 procesov a 108 činností. V procesoch sa nachádza 58 nosičov informácií a 24 funkčných miest a rolí.

Zhrnutie hlavných prostriedkov štandardizácie

Cieľom navrhovaných zmien bolo vytvorenie jednotného metodického vedenia CPPPaP a CŠPP z úrovne VÚDPaP. Hlavnými prostriedkami štandardizácie procesov CPPPaP a CŠPP bolo:

• Vytvorenie vzorovej dokumentácie so zjednoteným názvoslovím a štruktúrou kľúčových dokumentov, zlúčenie obdobných dokumentov vytvorením šablón pre najčastejšie využívané materiály.

Návrh štandardizovanej dokumentácie odbornej staroslivosti

• Prechod od lokálnej evidencie výkonov k vytvoreniu centrálnej databázy klientov prevádzkovanou dátovým centrom MŠVVaŠ SR v prepojení na rezortný informačný systém (RIS), zavedenie priebežného evidovania výkonov „na konci dňa“.

• Elektronizácia a digitalizácia testov a metodík poskytovaných centrálne prostredníctvom portálového riešenia prepojeného s centrálnou evidenciou klientov.

• Vytvorenie pilotných pracovísk, kde to personálne a priestorové podmienky umožňujú k vyčleneniu organizačných činností z odbornej starostlivosti zriadením recepcie a registratúry. Vytvorenie rolí zamestnanec centrálneho príjmu, správca spisovej dokumentácie. Následné postupné zavedenie takto odladených procesov do ďalších centier.

Prehľad pracovných pozícií pre ktoré boli definované popisy prác

Dôležitým výstupom návrhu budúceho stavu bol procesný portál, ktorý obsahuje návrh 23 cieľových procesov, návrh novej jednotnej dokumentácie a pracovné činnosti navrhovaných rolí.

Prehľad návrhu zjednotenej procesnej mapy

Štandardizácia procesov